Carta de notificación

Consejos para redactar una carta de notificación efectiva.

 

Carta de notificación

 

La Carta de Notificación no tiene un modelo específico a seguir, aunque su eficacia será determinada por el cumplimiento de una serie de requisitos.







Además, este tipo de comunicación se aplica a infinidad de situaciones, por lo que el estilo de redacción y su extensión puede variar: se puede enviar una carta de notificación para comunicar un pago, una contratación, un cambio de firma y un largo etcétera.

Carta de notificación

El texto debe ser redactado con informaciones claras y directas respecto al objetivo buscado.

En ella deben figurar las exigencias y los plazos para el cumplimiento de lo notificado, así como las acciones posteriores que se puedan tomar.

Pero también, en caso de que sólo se comunique una noticia que no requiera reacción del receptor, se debe dejar en claro ese punto.

La esencia de la carta de notificación es que la persona que la recibe no pueda alegar desconocimiento del tema en cuestión.

Por ejemplo: un usuario deja de pagar por su servicio telefónico durante varios meses.

Ante esto, la empresa enviará una carta que le comunicará que ante su falta de pago el servicio le será retirado, salvo que cancele la deuda en un tiempo determinado.

Entrega en mano. Para que el proceso se cumpla de modo correcto es importante que el receptor de la carta firme un certificado que acredite la entrega.

No es recomendable dejar la carta en un buzón o deslizarla bajo la puerta, ya que el destinatario podría decir que no la recibió y no habrá forma de comprobar lo contrario.

Identificación, plazos y respuesta. Un punto clave en este tipo de comunicaciones es la clara identificación de quien envía y quien recibe.

Si quedan dudas de quién era el destinatario se podrá alegar desconocimiento de lo notificado y se generarán complicaciones luego. Por lo tanto, en letra clara y en la cabecera de la carta de notificación se deben disponer los datos del receptor.

También es muy importante que se incluya (de forma clara y legible) el nombre (y logo, si lo hubiera) de la empresa o persona que envía la carta, así como la dirección, correo electrónico y/o teléfono del remitente. Con esto se pretende asegurar que el destinatario de la carta de notificación pueda ponerse en comunicación y hacer los descargos pertinentes o seguir el proceso por el cual se lo contactó.

Y un detalle más para que no falle la identificación de quien envía la carta de notificación: los datos de contacto deben figurar en el cuerpo de la carta y no en el sobre, ya que muchas personas suelen descartarlo y no tendrán cómo comunicarse.

Concisión y claridad. Las cartas de notificación deben ser directas y breves, de modo que se capte rápidamente la atención de la persona que la recibe. Luego de un breve saludo de cortesía, se debe ingresar en el tema que la motiva, sin más dilaciones.

Como en el periodismo, la carta de notificación debe responder a las llamadas cinco preguntas:

  1. ¿qué?
  2. ¿cuándo?
  3. ¿quién?
  4. ¿dónde?
  5. ¿por qué?

La respuesta a esas cinco preguntas debe contener toda la información necesaria para que quien recibe la carta comprenda claramente la situación o el tema del cual se lo notifica.

 

 




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