Clasificación de documentos

Algunos consejos para realizar una exitosa clasificación de documentos. 

 

Clasificación de documentos

 

En una empresa, un club, una biblioteca o incluso en un usuario particular, la clasificación de documentos representa un verdadero desafío.







¿Cómo organizar la información de modo de hallarla con facilidad cuando se necesite? Hay varias respuestas ajustadas a las necesidades de cada persona o entidad.

Para empezar, la clasificación de documentos depende siempre de los archivos que se buscan ordenar y categorizar; no es lo mismo un memorándum interno que una factura, un libro contable o una compraventa.

 

Clasificación de documentos

Organización y clasificación de documentos

La clasificación de documentos, entonces, necesita previamente de una buena nomenclatura de categorías para poder agrupar los documentos de manera lógica y que garantice la agilidad de la búsqueda.

En general, el éxito de toda clasificación dependerá de que las categorías sean las más acertadas.

En casa, en la computadora personal, tal vez baste con la creación de un sistema de carpetas y subcarpetas donde se organicen los archivos por tipo: música, fotos, videos, documentos.

Pero a mayores niveles productivos, las empresas necesitan de sistemas más sofisticados para la clasificación de documentos.

El crecimiento de la digitalización de los documentos trajo consigo la creación de software muy variado para su clasificación.

Hoy, existen programas capaces de gestionar, organizar, compartir o distribuir los más variados tipos de documentos. Muchas de estas opciones también cuentan con un buscador para ir más rápido por entre las categorías y los documentos almacenados.

Se puede adquirir software para clasificación de facturas, de documentos legales (leyes, normas, reglamentos), de documentos de texto, de imagen. Todos organizados según la categorización que se le cargue al sistema de compartimentos de clasificación.

 

Clasificación de documentos - Criterios

Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de documentos por año, mes y día de creación o ingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.

Sin embargo, al agregar más variables se agilita la gestión de los documentos. En caso de instituciones con múltiples sedes, el criterio “espacio” ayudará mucho. Para el sistema de clasificación (sea o no por la vía de un software específico) no será lo mismo un documento emitido en Madrid que en Montevideo.

Otro clásico criterio de clasificación de documentos será el tipo. Facturas, informes, normas... cada cosa irá en su lugar dentro del sistema. La jerarquía, es decir el rango de importancia, también puede aportar mucha agilidad al proceso.

Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos también toman los antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es un documento en la información, adquiere mayor importancia y el sistema lo ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá a ser consultado.

 

 




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