Destrucción de documentos

¿Cómo se debe llevar a cabo la destrucción de documentos?

 

Destrucción de documentos

 

La destrucción de documentos es un elemento clave para un funcionamiento responsable de toda empresa.

Datos de clientes, de empleados, de transacciones importantes, números de cuentas, cheques anulados, y un largo etcétera.

En cada oficina o sección de una compañía se guardan documentos clave, que pasado el tiempo de su uso se vuelven inútiles y requieren ser destruidos.

En todo el mundo, diversas empresas o particulares ofrecen el servicio de destrucción de documentos y explican el por qué de la importancia de este servicio.




 

Destruir documentos

Técnicas de destrucción de documentos

Algunos empresarios prefieren comprar una máquina de destrucción de documentos y realizar esta tarea en su propia empresa.

Esto, si bien presenta la ventaja de no tener que pagar por el servicio, tiene también el punto en contra de tener que destinar horas de trabajo de sus propios empleados para la tarea.

Ese tiempo es pago y, a la larga, se termina transformando más en un problema que en una solución.

Ante esta realidad, son muchas las empresas que se dedican a prestar el servicio de destrucción de documentos, ya sea en el local del contratante o en sus propias instalaciones.

Y si bien puede resultar inseguro para quien entrega sus documentos a otro para que se tome el trabajo de destruirlos, cada una de estas empresas ofrece y certifica el transporte seguro de los documentos y permite que sea presenciado el momento en que se destruyen.

¿Qué destruir?




Son múltiples las informaciones que cada empresa maneja y por tanto, son muchos los documentos de los cuales necesitan deshacerse.

¿Qué Documentos se deben Destruir?

Los prestadores del servicio de destrucción de documentos recomiendan que se destruyan los siguientes:

  • Listados de Clientes
  • Historiales de Personal/Recursos Humanos
  • Curriculum Vitae
  • Ofertas/Concursos
  • Listados de Inventarios
  • Tarifas
  • Facturas incorrectas
  • Informes de I+D
  • Presupuestos
  • Planes de Marketing
  • Información contable
  • Cheques cancelados
  • Números de cuenta y de Tarjetas de Crédito
  • Información de Crédito a Clientes
  • Contratos
  • Registros/Declaraciones de Impuestos
  • Registros de la Seguridad Social
  • Informes médicos
  • Solicitudes de empleo
  • Nóminas
  • Firmas
  • Correo
  • Historiales médicos

Seguridad. Safety Doc, una de las empresas que se dedica a la destrucción de documentos, señala en su página web: “En el entorno competitivo en que nos movemos hoy, cualquier competidor o periodista podría encontrar información sensitiva de su compañía entre la cantidad de papel que tira cada día.



Ejemplos recientes en diferentes medios de comunicación nos han demostrado que no se protegen suficientemente estos datos, y el daño puede ser irreparable para su compañía”.

Por eso, sin dudas el servicio de destrucción de documentos se vuelve un punto muy importante para las empresas que quieran mantener bien cuidada su privacidad y la confianza de sus clientes y empleados. De hecho, Destruc Document, otra de las empresas que ofrece el servicio, asegura que sus clientes los consideran sus “socios en seguridad”.

Contactos. Algunas de las empresas que brindan este servicio de destrucción de documentos son:

- www.safetydoc.es
- www.destrucdocument.com.uy
- www.ironmountain.com.ar
- www.allsafe.es
- www.dataeraser.es