Documentos electrónicos

Algunas consideraciones sobre el uso de documentos electrónicos.

 

Documentos electrónicos

 




Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros, están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos.

De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda.

Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.

 

Documentos electrónicos

La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.




La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.

Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos:

  • Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
  • Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.
  • Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
  • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
  • Retraso en firmas y autorizaciones,
  • Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
  • Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.


Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos.

Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión.

  • Elimina el extravío de documentos.
  • Permite un rápido y fácil acceso a la información.
  • Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
  • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
  • Firmas digitales.
  • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.
  • Índices de búsqueda de la información.
  • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
  • Resguarda la documentación.
  • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.
  • Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
  • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
  • Ordena de manera lógica los expedientes.
  • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
  • Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
  • Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
  • Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
  • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

 




 

Escribir un comentario

Código de seguridad
Refescar