Claro que la instalación de un sistema de gestión documental no es gratuita, pero una vez dado el paso, será claro que no fue una pérdida de dinero. Veamos algunas ventajas de la gestión documental para el funcionamiento de las empresas:
Mejora en la gestión y rapidez. Al tener sus documentos ordenados, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.
La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual, si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos.
Mejora en el uso del espacio. La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados. Ya no habrán documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.
Gestión Documental - Qué tener en cuenta
Antes de tomar la decisión de contratar un software de gestión documental es recomendable hacerse estas preguntas:
Almacenamiento - ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto pagaremos para almacenarlos?
Recuperación - ¿Cuánto tiempo demora el personal en encontrar documentos necesarios? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación - ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad - ¿Cómo evitar la pérdida, la violación o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta?
Custodia - ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación?
|