Gestión de documentos

Qué es un sistema de gestión de documentos. 

 

Gestión de documentos

 

Un sistema de Gestión de Documentos (DMS, por sus siglas en inglés) es un programa informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.

En el sentido más amplio, los sistemas de Gestión de Documentos pueden variar mucho, desde una simple caja de zapatos hasta un completo Sistema de Gestión de Contenido Empresarial.

 

Gestión de documentos: Aspectos básicos de la gestión

Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos, tanto si es un sistema informal, d-hoc, un método basado en papel para una persona, como si es formal, estructurado, elaborado por computadora para muchas personas de muchas oficinas.




La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:

 

Ubicación

¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos?

Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.

 

Llenado

¿Cómo serán llenados los documentos?

¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior?

Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.




 

Recuperación

¿Cómo serán encontrados los documentos?

En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.

 




Seguridad

¿Cómo serán protegidos los documentos?

¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?

 

Recuperación tras desastres

¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?

 

Período de retención

¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados?

Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.

 

Archivo

¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?

 

Distribución

¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?

 

Flujo de trabajo

Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?

 

Creación

¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.

 

Autenticación

¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?


Gestión de documentos - Un poco de historia...

Comenzando en la década de los 80, un gran número de fabricantes comenzó a desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel.

Estos sistemas gestionaban documentos de papel, lo cual incluir no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar documentos electrónicos; por ejemplo, todos estos documentso, o archivos, creados en computadoras y frecuentemente archivados en la computadora local del usuario.

Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron desarrollados para gestionar archivos de tipo propietario, o un número limitado de formatos de documentos.

Muchos de estos sistemas fueron más tarde conocidos como sistemas de creación de imágenes o copias, porque sus principales habilidades eran capturar, almacenar, indexar y recuperar archivos en formatos de imagen.

Estos sistemas permitían a una organización capturar faxes y formularios, guardar copiar de los documetos como imágenes, y guardar los archivos de imagen en un disco por seguridad y rápida recuperación (la recuperación era posible porque el sistema manejaba la extracción del texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos brindaba funcionalidades de recuperación de texto).

Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y madurando los documentos electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y funcionalidades de auditoría.