Gestión documental

Qué es la gestión documental y cómo puede beneficiar nuestra empresa.

 

Gestión documental

 

La gestión documental supone una gran oportunidad para aquellas empresas que deseen mejorar su eficiencia, su productividad y, por tanto, dejar más contentos a sus clientes.







Actualmente existen en el mercado múltiples sistemas de gestión documental, cada uno con distintas funcionalidades y precios, que, según el caso, serán elegidos por los empresarios que deseen dar este paso en sus oficinas.

 

Gestión Documental

Organizar los miles de documentos que forman parte de la gestión de toda organización significa una valorización de su operativa, un negocio más ágil y por tanto más seguro.

La empresa Yerbabuena Software, que ofrece mediante Internet su sistema de gestión documental llamado Nuxeo EP, muestra algunos datos sobre la incidencia en el tiempo y el espacio que se destina al almacenamiento de documentos en las empresas.

- El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información.

- El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.

- El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

- El 60% están obsoletos.

- El 50% son copias de otros documentos.

- Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos.

De estos puntos se desprende que en toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que, probablemente, no sea utilizada y otra que, en caso de ser necesaria, será muy difícil de encontrar.

Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara y, en estos tiempos, la mayoría está apuntando a instalar un sistema que le haga más fácil la gestión.

Claro que la instalación de un sistema de gestión documental no es gratuita, pero una vez dado el paso, será claro que no fue una pérdida de dinero. Veamos algunas ventajas de la gestión documental para el funcionamiento de las empresas:

Mejora en la gestión y rapidez. Al tener sus documentos ordenados, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.

La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual, si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos.

Mejora en el uso del espacio. La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados. Ya no habrán documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.


Gestión Documental - Qué tener en cuenta

Antes de tomar la decisión de contratar un software de gestión documental es recomendable hacerse estas preguntas:

Almacenamiento - ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto pagaremos para almacenarlos?

Recuperación - ¿Cuánto tiempo demora el personal en encontrar documentos necesarios? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación - ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

Seguridad - ¿Cómo evitar la pérdida, la violación o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta?

Custodia - ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación?

 

 




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