Cómo Redactar una Carta Formal

1.- De ser posible, utilice encabezados y/o membretes. Así, su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta, fax o memorándum.

2.- Piense y decida qué es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. De no ser así, probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma de terminarlas. En otras palabras, siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.

3.- Cuando sea posible (casi siempre lo es), use frases cortas, de forma que su Carta Formal pueda ser comprendida a la primera lectura.

4.- Ponga ideas diferentes en párrafos separados. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos de la Carta Formal para facilitar la lectura y comprensión.

5.- Use palabras que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y nivel de formalidad de la carta formal que está redactando.

6.- Las tres “C”s para una buena redacción:

- Su carta debe ser CLARA - Su lector debe entender exactamente el mensaje.

- Su carta debe estar COMPLETA - Su lector debe recibir toda la información necesaria.

- Su carta debe ser CONCISA - Su lector probablemente es una persona ocupada.

México, D.F., 8 de mayo de 1998
Asunto : Solicitud de conferencia

Sr. Alejandro Encinas
Secretario del Medio Ambiente

Presente:

Los alumnos de sexto año de la escuela "Gabino Barreda", estamos interesados en conocer e investigar acerca de las medidas que su dependencia realiza para mejorar las condiciones actuales del ambiente. Por lo cual solicitamos a usted una visita y una conferencia en nuestra escuela como parte de la "Semana por el ambiente", que se llevará a cabo del 4 al 18 de junio. Nuestro evento no tiene fines publicitarios ni lucrativos, solamente deseamos difundir las causas del problema y plantear algunas soluciones.

Agradecemos de antemano la atención que le brinde a nuestra solicitud.

Atentamente

Los alumnos de sexto grado
de la escuela "Gabino Barreda".

1.- Escriba cuál es el objetivo/motivo de su carta: Pregúntese: ¿cuál es la meta de esta carta formal que deseo enviar?

2.- Reúna toda la información relevante: correspondencia previa, reportes, números etc.

3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qué puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible.

4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéese las siguientes preguntas:

¿Dejé fuera algún punto importante a tratar?

¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara?

¿Incluí algún punto irrelevante?

5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. El Procesador de Texto es particularmente útil para esto, puesto que nos permite borrar, insertar, cortar, copiar etc.

6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas:

INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar?

¿Es la información RELEVANTE, CORRECTA Y COMPLETA?

INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura, gramática, ortografía y puntuación correctas? (Haga click en el siguiente link si desea mayor información sobre cómo redactar una Carta en Inglés.)

ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva?

¿Suena natural y sincera?

¿Es CLARA, CONCISA y CORTES?

¿Su lector recibirá la impresión deseada?

¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir?

7.- Escriba su carta final.

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