En primer lugar, es necesario conocer a sus donantes. Elabore una lista actualizada de los donantes. Asegúrese de tener una buena lista, completa, y siempre manténgala actualizada a medida que vaya haciendo nuevos contactos.

No exagere ni explique demasiado sobre las ventajas de la obra para la que está colectando fondos.

Excederse en las virtudes y en las maravillas que logrará, puede ocasionar que suene como un desesperado vendedor de coches usados, y ello tirará por tierra su credibilidad.

Al igual que con otras cartas de ventas, siempre es mejor enviar un texto impreso que un e-mail, o un pdf adjunto. Es verdad que la gente hoy en día no tiene tiempo de sobra, pero es una cuestión de credibilidad. Además, con un texto impreso, la persona puede retomar la lectura desde cualquier parte.

Sea explícito al solicitar el dinero (o lo que sea que esté pidiendo como donación). Dígalo directamente. Ponga a la persona en el compromiso de tener que responderle, ya sea por sí o por no. Si usted no dejara bien en claro el motivo de la carta (la colecta de fondos), entonces no logrará comprometer al destinatario.

Además, dé otras opciones de donación para quienes no pueden acceder a su pedido. "Nuestro programa de educación necesita 25 equipos, a 2.000 dólares cada uno. Si no puede donar un ordenador, con una donación de sólo $ 200 se podrá comprar una impresora". Así, al menos usted estará recibiendo $200, en vez de quedarse con las manos vacías.

Transmita a sus lectores la sensación de urgencia en el pedido que está realizando, o de lo contrario puede que su espera se torne eterna."Necesitamos estos fondos antes del 1 de enero, con el fin de llevar a cabo nuestro evento de premios de primavera". Si usted no incita a actuar y colaborar de inmediato, probablemente no reciba respuesta nunca más.

Recuerde incluir una posdata en la parte inferior. Puede ser su última gran oportunidad de convencer al potencial donante sobre la importancia de su causa y las razones por las cuales debe apoyarla.