Para ser efectiva, una Carta Profesional de Ventas debe ir directo a lo que el potencial cliente necesita. Además de un encabezado poderoso y atractivo, su carta profesional de ventas debe tener un beneficio claro e inmediato para quien la recibe. Debe hacer un uso generoso de las palabras "usted" y "su", de forma que quede claro que las necesidades del cliente están primero, y no su deseo de venderle algo.

Olvídese de prometer un premio o recompensa tangible por el tiempo del cliente y por su atención. Olvídse de los comienzos lindos. Empiece simplemente explicando QHAPI: Qué Hay Ahí para Mí.

El correo electrónico puede ser extremadamente efectivo, pero el correo tradicional continúa siendo la mejor forma para alcanzar a un público específico.

Antes de escribir una Carta Profesional de Ventas, por supuesto, usted debe hacer los deberes y adquirir y analizar las listas de clientes segmentados por sus características. Las cartas profesionales de ventas son la forma más personalizada que existe de marketing directo. Los folletos o fliers tienden a ser impersonales y pueden ser descartados como correo basura por la mayoría de las personas. Pero, por el contrario, las cartas de ventas están dirigidas a la dirección y con el nombre del potencial cliente.

La idea es ofrecer soluciones que le hablen directamente a los problemas de los clientes y a sus desafíos, tanto se trate de negocios-a-clientes o negocios-a-negocios.

Para enviar la mejor Carta Profesional de Ventas, recuerde estos 11 tips que hemos recolectado de una gran cantidad de profesionales en ventas, marketing y publicidad:

1. Construya la confianza. Además del beneficio que usted debe ofrecer al comienzo de la carta, puede aumentar el interés al agregar citas o testimonios de antiguos o actuales clientes, pero procure que se trate siempre de compañías reconocidas en el mercado.

2. Apresúrese a construir la credibilidad. Usted necesita establecer credibilidad y ser confiable a no más del segundo párrafo, según dicen los expertos. Es entonces donde usted explica quién es, por qué usted es tan "cool" (tan inteligente, tan barato, tan especial, tan útil, o lo que sea) y qué tiene para ofrecer. Cómo usted presente esta información dependerá, por supuesto, de cuál sea su público objetivo y sus productos. Evite prolongarse demasiado y ser aburrido. Mantenga el dinamismo y la frescura en todo momento. Sea único, sea especial, sea diferente, y no ofrezca lo que ofrecen todos los demás.

3. Que sea memorable. Una de las ventajas de una Carta Profesional de Ventas es que las perspectivas pueden generarse para que más tarde tenga lugar la acción. "Un gran número avisos a veces terminan en la puerta de un refrigerador o un tablón de anuncios durante años", dice Wilson Zehr, director ejecutivo de LaunchPoint, Portland, Ore., proveedor de correo directo. Sugiere que usted incluya a sus clientes razones para pasar más tiempo con el texto de la carta y, por tanto, más tiempo considerando su oferta. Por ejemplo, un servicio de reparación de computadoras podría incluir los 10 principales consejos para el mantenimiento de PC.

4. Destacar la buena apariencia. "Diseñe su documento que tenga impacto visual", dice Deborah Dumaine, autora de "Escribir al inicio: escribir para el éxito corporativo". "Que sea fácil de navegar para que su lector llegue al asunto principal enseguida y se destaque por encima de la competencia."

5. Incluir un llamado a la acción. "Informar al lector sobre lo que debe hacer a continuación", dice Joe Hage de la agencia ERM. "Un ejemplo es: 'Por favor, llámeme a mi teléfono celular (917-555-0000) antes del viernes 28".

6. Incluir un incentivo. Siempre explicar cuándo, por qué y cómo deberían actuar los clientes, dice Patti Abbate Sunrise de relaciones públicas en Needham. "Crear un incentivo para que actúen cuanto antes, como puede ser un descuento, una oferta especial o algo gratis".

7. Resistir al "Mail Merge". A pesar de la facilidad y la rapidez con que la tecnología puede "buscar y reemplazar" en documentos electrónicos, no sucumba a la tentación de hacerlo. "Las mejores Cartas Profesionales de Ventas, especialmente cuando se trata de su propia lista actual, son aquellas que están muy personalizadas", dice el experto en marketing Shel Horowitz. Mire en su base de datos y obtenga información sobre el cliente, las ventas del pasado, su historia y preferencias. Luego enviar cartas especializadas siempre que ello sea conveniente. "Si se observa que han pasado seis meses desde que un cliente no adquiere ningún producto o servicio en nuestro negocio, tal vez sea hora de escribirle para decirle 'te echo de menos', haciéndole una oferta específica", sugiere Horowitz.

8. Realice conexiones. No se deje tentar por el deseo de arrojar los productos o servicios frente a la nariz del consumidor. Desarrolle una relación a largo plazo con el cliente, no lo presione en una venta con descuento.

9. Test. Test. Test. Cuando esté planeando un envío masivo de caras profesionales de ventas, en vez de hacer una selección de los mejores potenciales clientes, envíe algunas versiones de la carta de venta a los pequeños grupos objetivos y vea qué sucede.

10. Sea coherente. "Su carta debería sonar como usted", dice Annette Richmond, profesor de Rowayton, Conn. Si su estilo es casual e informal, no cree una carta de ventas rígida, llena de la jerga corporativa y de negocios. Sea coherente y haga que su carta de ventas combine con su forma de hacer negocios.

11. Un último consejo: Antes de enviar las cartas, calcule cuál es la mejor respuesta posible. Asegúrese de que el volumen de su servicio de correo se correlaciona con la respuesta que espera. Usted no desea crear el ambiente perfecto y luego ser incapaz de cumplir con todos los pedidos que llegan de a montones, ¿verdad?

Modelos y ejemplos de Carta Profesional de Ventas (próximamente en esta sección)

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