Antes de emprender la tarea de redactar una carta formal, es imprescindible que conozcas algunos puntos básicos y normas que rigen este tipo de cartas, que son utilizadas en los más diversos ámbitos: trabajo, negocios, educación, gobierno, etc.
A continuación enumeramos los aspectos más importantes a tener en cuenta para redactar una carta formal.
Cómo redactar una carta formal
- De ser posible, utiliza encabezados y/o membretes. Así, tu lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de tu carta, fax o memorándum.
- Piensa y decide qué es lo quieres comunicar antes de escribir tu carta.
- De no ser así, probablemente tus frases redundarán hasta que puedas pensar en alguna forma de terminarlas. En otras palabras, siempre debes planear por adelantado lo que quieres decir.
- Cuando sea posible (casi siempre lo es), usa frases cortas, de forma que tu carta formal pueda ser comprendida a la primera lectura.
- Pon ideas diferentes en párrafos separados. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos de la carta formal para facilitar la lectura y comprensión.
- Usa palabras que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y nivel de formalidad de la carta formal que estás redactando.
- Ten en cuenta las tres C para una buena redacción:
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- CLARA - Tu carta debe ser clara. Tu lector debe entender exactamente el mensaje.
- COMPLETA - Tu carta debe estar completa. Tu lector debe recibir toda la información necesaria.
- CONCISA - Tu carta debe ser concisa. Tu lector probablemente es una persona ocupada.
Modelo de carta formal
México, D.F., 8 de mayo de 1998
Asunto : Solicitud de conferencia
Sr. Alejandro Encinas
Secretario del Medio Ambiente
Presente:
Los alumnos de sexto año de la escuela "Gabino Barreda", estamos interesados en conocer e investigar acerca de las medidas que su dependencia realiza para mejorar las condiciones actuales del ambiente.
Por lo cual solicitamos a usted una visita y una conferencia en nuestra escuela como parte de la "Semana por el ambiente", que se llevará a cabo del 4 al 18 de junio. Nuestro evento no tiene fines publicitarios ni lucrativos, solamente deseamos difundir las causas del problema y plantear algunas soluciones.
Agradecemos de antemano la atención que le brinde a nuestra solicitud.
Atentamente
Los alumnos de sexto grado
de la escuela "Gabino Barreda".
Planeando tu carta formal
- Escribe cuál es el objetivo/motivo de tu carta: Pregúntate: ¿cuál es la meta de esta carta formal que deseo enviar?
- Reúne toda la información relevante: correspondencia previa, reportes, números etc.
- Enumera por orden de importancia los puntos a tratar. Decide qué puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerda ser lo más conciso posible.
- Haz un esquema/borrador y escribe los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéate las siguientes preguntas:
- ¿Dejé fuera algún punto importante a tratar?
- ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara?
- ¿Incluí algún punto irrelevante? - Escribe un primer borrador. Deja espacio suficiente para notas y correcciones. El procesador de texto es particularmente útil para esto, puesto que nos permite borrar, insertar, cortar, copiar, etc.
- Revisa tu borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar?
- ¿Es la información relevante, correcta y completa?
- Cartas en inglés vs. cartas en español: ¿Son la estructura, gramática, ortografía y puntuación correctas?
- ¿La apariencia de la carta es atractiva?
- ¿Suena natural y sincera?
- ¿Es clara, concisa y cortés?
- ¿El lector recibirá la impresión deseada?
- ¿Es el tipo de carta que te gustaría recibir? - Escribe tu carta final.