Cómo escribir un email formal

Escribir un e-mail o correo electrónico es usualmente una tarea sencilla cuando el destinatario es un amigo o un familiar con quien tenemos mucha confianza. Sin embargo, es normal tener dudas respecto a cómo hacerlo cuando debemos escribir un e-mail formal.

Cómo escribir un mail formal - Cómo puedo escribir un e-mail formal

Un mail formal es aquel que utilizamos cuando debemos dirigirnos a personas con quienes debemos mantener una relación más distante o hacia las cuales debemos proyectar una imagen seria y profesional.

Algunos ejemplos de situaciones que requieren que redactemos un mail formal pueden ser:

  • Cuando debemos comunicarnos con una empresa en la que nos interesaría trabajar, ya sea porque estamos respondiendo a una oferta de empleo o porque estamos realizando una postulación espontánea.

  • Cuando necesitamos contactarnos con nuestros jefes o superiores en el trabajo para transmitir un mensaje importante, como una solicitud de aumento salarial, la notificación de nuestra renuncia al cargo que ocupamos, la explicación de un malentendido que se generó en nuestro ámbito laboral y que nos vincula, etc.

  • Cuando queremos presentar una queja o reclamo a una empresa u organización por algún problema que tuvimos o situación que experimentamos y con la que no estamos conformes.

  • O sencillamente cuando precisamos iniciar una comunicación formal vía e-mail con una persona importante y con la que no tenemos un vínculo estrecho, pero a la que deseamos tratar con respeto y mostrar una buena imagen de nosotros.


Cosas a tener en cuenta


1) Correcta redacción

Si bien cualquier correo electrónico debería ser redactado correctamente para que pueda ser comprendido por su destinatario, cuando pensamos en escribir un mail formal la ausencia de errores de redacción y faltas de ortografía es absolutamente imprescindible.

Así, te recomendamos que si la redacción no es tu fuerte, por lo menos te asegures de utilizar un corrector ortográfico como los de Microsoft Word, aunque debes tener en cuenta que ello no garantiza que se corregirán todos los errores existentes.

Lo mejor es siempre revisar el mail formal una y otra vez antes de enviarlo, e incluso pedir a alguien que sepas que redacta bien que le dé una mirada y te indique si detecta algún error de redacción, ortográfico o gramatical.


2) Contenido y asunto claro

El contenido o el objetivo del mail formal que estás escribiendo debe ser claro y rápidamente identificable por el destinatario. Imagínate que la persona a la que le estás escribiendo probablemente recibe cientos de mails cada día, así que si no quieres que el tuyo pase desapercibido o sea ignorado, tienes que comunicar tu mensaje de forma rápida, precisa y clara, de manera que no pases desapercibido.

Antes de empezar a escribir tu mail formal, piensa bien claramente qué es lo que quieres decir, cómo lo quieres decir y qué es lo que quieres lograr.

El asunto de un correo electrónico, especialmente un mail formal, es un elemento muy importante, ya que es lo que primero leerá la persona. Tu habilidad para generar un asunto claro y efectivo también será parte de tu mensaje y de lo que estás comunicando.

Evita los asuntos demasiado breves, pero también aquellos que sean demasiado extensos puesto que pierden su efectividad (entre tres y seis palabras es lo ideal).


3) Cuidado con la extensión

A diferencia de una carta formal tradicional, que puede ser más o menos desarrollada dependiendo del tema que trata, para ser efectivos y ser leídos los mails no pueden ser muy extensos, ya que la lectura se realizará en una pantalla, donde las personas no están habituadas a leer grandes extensiones de textos sin cansarse.

Los mails, tanto formales como informales, deben ser siempre breves para ser efectivos, aunque no en exceso, ya que si el contenido es demasiado resumido ello podría transmitir una idea de poca elaboración y dedicación al mensaje, e incluso de cierta informalidad (pareciéndose más a un mensaje de texto enviado a través de un dispositivo móvil).

Entonces, ¿qué tan extenso debe ser un mail formal? En ningún caso debe ser menos de tres o cuatro párrafos breves, pero tampoco debe superar los seis o siete párrafos, salvo excepciones debidamente justificadas.

Asegúrate de que siempre escribes un mail formal entre tres y seis párrafos breves, y con ello tendrás el mejor resultado al comunicar tu mensaje.


4) Utiliza una firma adecuada

A diferencia de un correo electrónico informal, donde incluso podemos utilizar pseudónimos cariñosos con los que la gente nos conoce (Dani, Ale, Fede, etc.), al escribir un mail formal es muy importante terminar con nuestro nombre completo, que puede estar precedido por nuestro título académico (Lic., Dr., etc.) si contamos con uno.

Asimismo, en un mail formal enviado dentro de la empresa en la que trabajamos es importante incluir el cargo que ocupamos y el área en la que trabajamos (por ejemplo, Director – Gerencia Comercial), seguido de la información de contacto (teléfono y número de extensión, además de la dirección de correo electrónico).

Si nuestro mail formal se dirige a alguien a quien no conocemos y lo estamos enviando a título personal (por ejemplo, al postular a un empleo), alcanzará con incluir la información de contacto que deseamos que la otra persona utilice en caso de que se desee comunicar con nosotros.

En estos casos es conveniente recordar incluir nuestro número de teléfono celular o móvil, ya que hoy en día es la forma más habitual y rápida de contacto.


5) Dirígete de forma adecuada

La manera como nos dirigimos al destinatario es clave al escribir un mail formal, puesto que allí se deja en claro el tono general del correo electrónico. Si conocemos al destinatario, podemos emplear algo como: “Estimado Sr. Pérez”, seguido de los dos puntos.

Y si la persona tiene un título académico, es imperativo que lo utilices antes del apellido (“Estimado Ing. González”). En ocasiones se puede utilizar solamente “Estimado”, aunque la ausencia de un nombre puede sugerir cierta informalidad, por lo que evítalo de ser posible.

Si no conoces al destinatario (por ejemplo, al postular a un empleo), puedes apelar a un formato más parecido al de una carta formal tradicional (“De mi mayor consideración”), aunque también puedes recurrir a la práctica habitual de dirigir el mail a la persona o al área que usualmente recibe este tipo de correos (“Director de Recursos Humanos” o “Sres. De la Oficina de Personal”).


6) Despedida

La despida en un mail formal es otro de los elementos que debes tener presente. Es muy probable que el objetivo de tu correo electrónico sea obtener una respuesta sobre el tema por el que has escrito, así que puede ser conveniente decir “Quedo a la espera de su respuesta” antes de saludar.

Finalmente, la forma de saludar dependerá del tipo de vínculo que tengas con el destinatario del e-mail. Por ejemplo, si conoces a la persona y es alguien con quien tienes trato a diario, puede ser demasiado formal finalizar el correo con “Un cordial saludo” o “Cordiales saludos”, ya que probablemente le escribas varios mails por día a esa persona.

Así, en esos casos puedes decir simplemente “Saludos” y luego incluir tu firma.

No obstante, si no conoces a la persona o si tienes un trato muy distante, es altamente recomendable que te despidas de una manera formal, incluyendo un saludo como “Cordialmente” o “Atentamente”, seguido de una coma.


Si todavía tienes dudas respecto a cómo debes escribir un mail formal, no olvides ponerte en el lugar de la persona que recibirá tu correo electrónico y pregúntate:

  • ¿Qué pensará esta persona al leer lo que le estoy enviando?

  • ¿Cuál es la imagen que estoy transmitiendo de mí con este mensaje?

  • El contenido que estoy enviando a través de este correo electrónico, ¿transmite lo que realmente quiero decir?

Si la respuesta es sí, y luego de haber tenido en cuenta todas nuestras recomendaciones, entonces ya estás listo para enviar tu mail formal. ¡Buena suerte!