¿Tienes que redactar un oficio y no sabes cómo hacerlo? No sufras más. Aquí te brindamos algunos consejos esenciales para que sepas cómo cómo redactar un oficio sin problemas.
Una carta de oficio se escribe cuando se tiene el objetivo de transmitir una información de tipo oficial que tiene su origen y procedencia en una institución, ya sea privada o pública.
Es decir, un oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente protocolario.
Dada esta última característica, la respuesta a la pregunta de cómo redactar un oficio no te debería ofrecer muchos problemas.
La importancia de tener claro el cómo redactar un oficio es evidente al considerar que estos documentos tienen como función el relacionamiento de órganos administrativos de la más alta jerarquía. Por esto es que debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución que lo emite.
Los diferentes tipos de oficio que existen
Para saber cómo redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen dos tipos de este tipo de comunicación:
El oficio simple o directo
Es cuando el contenido va dirigido a una sola persona.
El oficio múltiple
Es el que se utiliza cuando el mismo contenido va dirigido a distintos y varios destinatarios.
Cuál es la estructura de un oficio
En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber cómo redactar un oficio equivale a conocer la siguiente estructura:
- En primer lugar aparecen la fecha y el lugar desde donde se escribe.
- Luego, la numeración del expediente que corresponda al caso, según el modelo de carta y con las siglas de la oficina y el año de expedición.
- En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que recibirá el oficio.
- En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.
- El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es posible extenderse y optar por frases más o menos complejas o explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición.
- En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.
- Por último, una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.
A modo de conclusión, la solución al asunto de cómo redactar un oficio encuentra respuesta más que nada en la repetición y automatización de hacerlo.