El documento fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía.
Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.
La realización del documento fuente puede ser propia (es decir, de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo, puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.
Tipos de documentos fuente
Los documentos fuente se dividen en dos tipos.
Los documentos justificativos
Según las definiciones disponibles, estos son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
Los documentos comprobatorios
Aquellos documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento fuente una identificación única.
Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría.
Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno.
Cuál es el formato de un documento fuente
El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía.
Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, con el mismo valor que el original.
Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.