El documento respaldatorio es aquel que da soporte a las actuaciones jurídicas, relaciones comerciales o archivos informáticos.
Se aplican, entonces, a distintas áreas como la contabilidad, el derecho y la informática; en todos los casos, el documento respaldatorio tiene valor de prueba de que sus condiciones originales existieron o en un terreno más práctico, de que los archivos de ese disco duro perdido, están en su respectivo respaldo.
Vamos parte por parte. En informática, los documentos respaldatorios refieren a la copia de la información contenida en los computadoras de escritorio o portátiles con un objetivo de seguridad.
Si el sistema falla o todo el disco duro se echa a perder, allí está el respaldo para salvar la información contenida.
Los expertos recomiendan una copia de seguridad de la información al menos cada seis meses o hacerla con mayor frecuencia en caso de documentos clave.
El respaldo debe hacerse en unidades externas como CDs o DVDs, memorias flash (pendrives, etc.) o en otro disco duro.
Pero esta visión de documento respaldatorio es la más primitiva y toma a un disco duro en particular como unidad a “rescatar”. No por ello, claro, deja de ser esencial para los usuarios individuales.
Pero ¿qué ocurre en empresas, donde varios operadores generan en red gran cantidad de información productiva cada día? ¿Cómo se respalda?
Por lo general, los sistemas operativos y demás aplicaciones cuentan con la opción de copias de seguridad.
En caso de que el documento falle, puede recurrirse a la última copia. Cada usuario dispone de la frecuencia de respaldo.
Para operaciones de respaldo más complejas, que impliquen redes por ejemplo, existe una batería de software destinado específicamente al respaldo.
Estos programas actúan como una especie de espías que andan por todos los recovecos de la red y cada vez que hallan alguna información nueva, le hacen una copia de seguridad que guardan en un gran disco dispuesto para tal fin. Su trabajo podrá ser “inútil” por meses o años, pero al otro día del cataclismo, estos muchachos podrán restaurar el mundo.
Claro que se puede programarlos para que su vigilancia sea más o menos obsesiva.
En contabilidad, el documento respaldatorio es aquel que respalda las operaciones comerciales. El soporte, en papel o digital, que comprueba cualquier tipo de vínculo más allá de la versión de cada una de las partes.
El documento respaldatorio más famoso y determinante es la factura. Es el documento final de una compraventa. Depende de la legislación de cada país, pero como mínimo, la factura debe ser emitida por duplicado. Este documento respaldatorio, también, tiene valor jurídico como prueba llegada la eventualidad de un litigio.
Documentos respaldatorios para distintas operaciones
La nota de compra es el documento que rubrica una persona o empresa para hacerle un pedido a un comerciante. Se emiten dos, por lo general, una para el archivo del que pide o otra para el comerciante que debe cumplir con el pedido. Este documento, sin embargo, no obliga a la operación; es solamente el pedido.
El remito, en cambio, es un documento respaldatorio que obliga a la transacción porque se emplea para el envío de los bienes vendidos. Se listan y detallan estos objetos y el comprador, en caso de conformidad, firma el remito y queda concretada la operación: uno se obligó a entregar y el otro, a pagar. Solo resta la factura.
Hay otros tipos de documentos respaldatorios, como las notas de débito (comprobante de débito de una determinada suma de una cuenta), la de crédito (comprobante de crédito en una cuenta bancaria) y el recibo: se comprueba que el dinero de determinada deuda ha sida recibido.
Pero la clave para todo documento respaldatorio es el archivo y su organización. Algunos tienen valor de prueba y otros no, pero todo un sistema de documentos respaldatorios dependerá de “una copia más” de cada uno de estos documentos para el archivo.