La carta de porte es de uso general en el sector del transporte, proporcionando información acerca de un envío. También puede actuar como un recibo por el pago o la prestación de servicios de transporte.
Dichos documentos son de uso común para los envíos por tierra, mar o aire.
Cuando una persona desea enviar algo, por lo general necesitará una carta de porte. Esta puede tener formato de papel o digital.
En la mayoría de los casos, será llenada por el exportador.
El tipo de información solicitada en una carta de porte puede variar dependiendo de la compañía de transporte y los medios de transporte.
Hay cierta información, sin embargo, que es estándar.
Carta de porte: contenidos
Para empezar, son requeridos los detalles del exportador. Estos pueden incluir su nombre, dirección y número de teléfono.
El exportador puede tener la opción de elegir entre varios métodos de envío. Por ejemplo, una empresa puede ofrecer servicios estándar y acelerado. Puede elegir entrega por tierra o por aire.
Este formulario también puede ofrecer la opción de servicios adicionales, tales como la confirmación de entrega por email o entrega certificada.
Una vez que el remitente ha indicado todas las preferencias de envío, puede haber un espacio en el que el agente de la compañía de transporte indicará el costo por el servicio y si ha sido pagado.
Si los gastos de envío son a cargo del receptor, se aclara.
Para que el paquete sea recibido, sin embargo, el receptor tiene que ser identificado. Algunas compañías permiten que figure una empresa como receptor en una carta de porte.
Esto dependerá del modelo de carta de porte utilizado. Otras requieren el nombre de un individuo específico, aun cuando se proporciona el nombre de la empresa.
La dirección, número de teléfono y dirección de email del receptor también son solicitados.
Cuando una carta de porte es de papel, generalmente tiene varias copias. Una es retenida por el agente que acepta el paquete. Una segunda copia se da al remitente.
Otra copia se adjunta al envío. Esta copia debe ser propiedad del receptor. Una cuarta copia puede ser requerida por el agente de la compañía que completa la entrega.
Muchas cartas de porte contienen códigos de seguimiento. Estos permiten que sea monitoreado el progreso del envío.
También es común que los términos y condiciones del envío estén listados en la parte posterior de cada copia de la carta de porte.